Factura electrónica, ¿cuándo puede emitirse?

La Dirección General de Tributos ha emitido una resolución para zanjar el tema sobre la factura electrónica.

Únicamente serán válidas las facturas enviadas a través de internet cuando el destinatario de la misma haya dado su consentimiento explícito, con lo que deja de valer las obligaciones que por ejemplo Teléfonica u otras empresas han intentado imponer a sus clientes de consultar sus facturas a través de sus páginas web o la remisión de estas a través de correo electrónico. Si el cliente no lo solicita o la empresa proveedora no dispone de documento donde conste fehacientemente que el cliente esta dispuesto a  recibir sus facturas por vía electrónica, la emisión de las mismas por esta vía no puede realizarse y las facturas así emitidas no servirán para nada, tan sólo tendrán valor las emitidas en soporte papel.

Las empresas que hayan impuesto a sus clientes la remisión de sus facturas por vía electrónica, deberán dejar de realizarlo y deberán solicitar a su clientes que les remita documento donde acepte la remisión por este vía.

Aunque existe una escapatoria para el caso de no disponer de documento alguno del cliente donde muestre la aceptación a recibir las facturas en formato electrónico, si una vez le remitimos una, esta es pagada, se presupondrá que ha aceptado este método como remisión de las facturas mientras no nos indique lo contrario.

16.01.2013 Informe de la Dirección General de Tributos sobre la forma en que el destinatario de la factura electrónica debe prestar su consentimiento

El artículo 9.2 del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, establece que la expedición de la factura electrónica estará condicionada a que su destinatario haya dado su consentimiento.

Por parte del Departamento de Gestión Tributaria se ha planteado una cuestión a la Dirección General de Tributos sobre la forma en que el destinatario de la factura electrónica debe prestar su consentimiento para entender que se ha cumplido con el requisito establecido en el citado artículo 9.2 del nuevo Reglamento por el que se aprueban las obligaciones de facturación, habiendo sido evacuado por el mencionado Centro Directivo un informe externo con fecha 21 de diciembre de 2012 que, por su interés, se reproduce a continuación:

INFORME

Primero.- El artículo 164.Uno, número 3º, de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido (BOE del 29), establece que “(…) los sujetos pasivos del Impuesto estarán obligados, con los requisitos, límites y condiciones que se determinen reglamentariamente, a:

(...)

3º. Expedir y entregar factura de todas sus operaciones, ajustada a lo que se determine reglamentariamente.”.

Por su parte, el apartado dos, de este mismo artículo, establece lo siguiente:

“Dos. (…)

Las facturas expedidas por el empresario o profesional, por su cliente o por un tercero, en nombre y por cuenta del citado empresario o profesional, podrán ser transmitidas por medios electrónicos, siempre que, en este último caso, el destinatario de las facturas haya dado su consentimiento y los medios electrónicos utilizados en su transmisión garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.

Reglamentariamente se determinarán los requisitos a los que deba ajustarse la facturación electrónica”.”

En este sentido, la regulación reglamentaria en materia de facturación que será de aplicación a partir del 1 enero de 2013 se encuentra contenida en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación y, que desde su entrada en vigor va a sustituir al vigente Reglamento de facturación aprobado por el artículo primero del Real Decreto 1496/2003, de 28 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que regulan las obligaciones de facturación y se modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido (BOE de 29 de diciembre).

Es importante señalar que, en el ámbito del Impuesto sobre el Valor Añadido, la normativa en materia de facturación se encuentra armonizada a nivel comunitario en la Directiva 2006/112/CE del Consejo, de 28 de noviembre de 2006, relativa al sistema común del impuesto sobre el valor añadido, con las modificaciones introducidas en la misma por la Directiva 2010/45/UE, de 13 de julio de 2010, por la que se modifica la Directiva 2006/112/CE relativa al sistema común del impuesto sobre el valor añadido, en lo que respecta a las normas de facturación, y cuya transposición se ha realizado en el nuevo Reglamento de facturación aprobado por el referido Real Decreto 1619/2012 que, como se ha señalado, entrará en vigor el próximo 1 de enero de 2013.

La nueva regulación en materia de facturación supone un decidido impulso a la facturación electrónica, cumpliendo la finalidad marcada por la Directiva comunitaria, bajo el principio de un mismo trato para la factura en papel y la factura electrónica, como instrumento para reducir costes y hacer más competitivas a las empresas.

Segundo.- No obstante, la equiparación plena entre la factura en papel y la electrónica, el artículo 9.2 del nuevo Reglamento de facturación que entrará en vigor el 1 de enero de 2013 establece que:

“2. La expedición de la factura electrónica estará condicionada a que su destinatario haya dado su consentimiento.”.

La necesidad de que el destinatario de la factura electrónica de su consentimiento se encuentra expresamente establecido en el artículo 232 de la Directiva 2006/112/CE que dispone que “el uso de la factura electrónica estará condicionado a su aceptación por el receptor.”.

La propia Comisión Europea ha interpretado el precepto referido en sus notas aclaratorias sobre la interpretación de los artículos de la directiva armonizada en materia de facturación, con el siguiente tenor:

“La mención específica de que el uso de facturas electrónicas deberá ser aceptado por el destinatario tiene su justificación en los requisitos técnicos necesarios para recibir una factura electrónica o en la capacidad del destinatario de garantizar la autenticidad, la integridad y la legibilidad, para lo cual podría ser necesario disponer las medidas adecuadas, circunstancia que no se da en el caso de facturas en papel.

Dado que procede aplicar el mismo trato a la facturación en papel y la facturación electrónica, para determinar la aceptación de una factura electrónica por el destinatario se podrían aplicar criterios similares a los que se aplican para determinar la aceptación de una factura en papel.

Cabe citar, entre otros, cualquier aceptación por escrito, ya sea formal o no, o el acuerdo tácito mediante, por ejemplo, el procesamiento o el pago de la factura recibida.

En cualquier caso, la decisión de usar facturas electrónicas sigue siendo, en última instancia, un asunto que deberá ser acordado por los socios comerciales.”.

En efecto, tal y como establece la Comisión Europea, a diferencia de la factura en papel en la que bastaría únicamente el conocimiento por parte del expedidor de la dirección de facturación, la recepción de una factura electrónica, precisa en sede del destinatario contar con los mínimos conocimientos y medios informáticos que posibiliten su recepción. Por tanto, la aceptación por el destinatario de la factura electrónica se configura como un requisito necesario, que deberá ser cumplido para posibilitar el cumplimiento de los objetivos perseguidos por la nueva normativa de facturación.

Por otra parte, ni la Directiva ni el nuevo Reglamento de facturación establecen la forma en que debe producirse esta aceptación.

Es evidente que habiendo quedado superada la necesidad de que el consentimiento se realice, en todo caso, de forma expresa y se formalice en un documento escrito, la aceptación, tal y como establece la Comisión Europea en su nota aclaratoria, podrá ser expresa o tácita. No obstante, la necesidad de que el destinatario disponga de los conocimientos y equipos necesarios para la recepción de la factura electrónica precisa que esta aceptación expresa o tácita constituya un consentimiento informado, pues necesariamente aquel que estuviera recibiendo las facturas en papel deberá haber tenido que ser previamente informado por ese mismo medio por parte del expedidor de, que a partir de la fecha en que quede constancia de su aceptación, se procederá a la remisión de facturas en formato electrónico.

El consentimiento informado deberá precisar la forma en que una vez aceptado se procederá a recibir la factura electrónica, así como, la posibilidad de que el destinatario, que haya dado su consentimiento expreso o tácito pueda revocarlo y la forma en que podrá realizarse esa revocación.

En este sentido, no será suficiente el que el expedidor conozca o solicite una dirección electrónica del destinatario de la factura, o la mera información al mismo de la posibilidad de acceder y recepcionar su factura a través de un portal o buzón electrónico desde el que con conexión a internet pueda descargar o consultar la factura. Será necesaria la constancia expresa (por ejemplo, mediante la remisión expresa de la aceptación o, en su caso, de la no aceptación, de la factura electrónica) o tácita (por ejemplo, mediante la constatación de que el destinatario ha accedido a la página web o portal electrónico del expedidor en el que se ponen a su disposición la facturas electrónicas y no ha comunicado su rechazo a la recepción de las facturas electrónicas) de que el destinatario ha dado su consentimiento informado a la factura electrónica.

Tercero.- Por último, deberá ser siempre posible la revocación de la aceptación y la comunicación de la misma que podrá realizarse en papel o por medios electrónicos y preferentemente a través del medio en el que el destinatario viene recibiendo las facturas electrónicas.

En este sentido, el artículo 2 de la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (BOE de 14 de abril), que mantiene su vigencia en cuanto no se oponga a las disposiciones contenidas en el Reglamento de facturación, establece en relación con la revocación del consentimiento que:

“En cualquier momento el destinatario que esté recibiendo facturas o documentos sustitutivos electrónicos podrá comunicar al proveedor su deseo de recibirlos en papel. En tal caso, el proveedor deberá respetar el derecho de su cliente y proceder en el sentido solicitado a partir de la recepción de dicho comunicado”.

En ContaFisca | Reglamento sobre facturación

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