Legalización de cuentas

30 abril 2012







Una vez acabado ya el plazo para presentar los libros de las empresas ante el Registro Mercantil y que estos puedan ser legalizados, no se gustaría dar la opinión sobre la presentación telemática de los mismos.

Hace unos cuatro años empecé a presentar los libros telemáticamente bajo un programa, algunos compañeros lo recordarán, llamado Hermes Web, era una plataforma a través de la que se podían presentar las cuentas de las empresas. Desde su desaparición hasta este año no había vuelto a presentar nada telemáticamente ante el Registro Mercantil. Antes con Hermes Web, creo que había que estar cada dos años renovando los certificados para trabajar telemáticamente con el Registro, te daba un usb con el que nos podíamos conectar a la página web y se podía firmar telemáticamente.

Una vez que desapareció la aplicación Hermes, seguí al resto de compañeros que poseen blogs sobre estos temas y ninguno terminaba de convencerme para utilizar el nuevo servicio telemático que habían implantado los Registros Mercantiles, leía las muchas pegas existentes y los pocos beneficios que nos encontrábamos.

Pero este año y tras la experiencia obtenida, muy satisfactoria, nos gustaría dar nuestra opinión al respecto.

Lo primero es decir que se intentó presentar unas cuentas con el certificado telemático de una empresa y que no es posible, en esto los Registros Mercantiles no han cambiado, hace años sólo determinados colegios profesionales con los que el Registro Mercantil tenía acuerdos podía presentar las cuentas, entre ellos los economistas y parece que esto sigue siendo así ya que se utilizó el certificado telemático de colaborador social.

Pero antes de acceder a la aplicación, hubo que descargar las aplicaciones para poder incorporar los ficheros a la página web del Registro Mercantil. Lo primero es descargar el programa Legalia que pueden hacerlo desde el siguiente enlace, el segundo paso es la descarga del programa que nos ayudará a comprobar que los libros obtenidos de Legalia son correctos, descarga en el siguiente enlace.

Una vez tenemos ambos programas descargados, obtenemos los libros que necesitamos desde nuestro programa contable en formato pdf, excel , word,.... 

Los libros habituales suelen ser, los balances, inicial y final, balance de sumas y saldos trimestral, cuenta de pérdidas y ganancias, memoria, libro diario y estado de cambios en el patrimonio neto, el estado flujo de efectivo sólo si estamos obligados a ello. Deben presentarse comparando las cifras con el ejercicio precedente.

Una vez tenemos estos datos, abrimos Legalia y vamos subiendo los diferentes archivos a dicho programa, añadiendo en las casillas correspondientes las fechas de inicio y final del ejercicio contable de los libros que vamos a presentar, así como el número de libro y por último indicamos la fecha de cierre del último ejercicio realizado. Una vez rellenos todos estos datos para los diferentes libros a presentar generamos la huella digital que imprimiremos para comprobar mediante el programa de validación que son correctas las huellas digitales generadas y asignadas a cada libro.

Los archivos que ha generado Legalia son los que debemos utilizar para subir a la página web y presentarlos telemáticamente.

Con lo anterior entramos en la página web del Registro Mercantil, en su servicio de Registro Electrónico, pinchamos en acceso con certificado, escogemos nuestro certificado electrónico y una vez dentro de dicha página web, la misma nos pedirá abrir el directorio con los datos de la empresa que queremos presentar sus cuentas a legalizar, subimos el mismo y vemos que la mayoría, todos los datos están automáticamente rellenos, tan sólo hay que señalar si en la factura queremos que se realice retención por IRPF o no, firmamos los archivos y después a remitir los mismos. Con este proceso se finaliza la presentación telemática de las cuentas, generándose un justificante de la presentación de las mismas. No es necesario acudir al Registro Mercantil a llevar ningún documento adicional.

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